Selain itu, adapun beberapa manfaat yang akan kita dapatkan jika kita memanfaatkan atau mengetahui kegunaan dari sebuah sistem. Berikut ini kegunaan dalam mengetahui sistem:
- Membantu manager dalam merancang sturktur organisasi dan kinerja perusahaan, serta mencegah terjadinya kesalahan atau kekeliruan.
- Memberikan gambaran mengenai penyebab atas masalah yang terjadi pada suatu sistem.
- Berperan penting sebagai bentuk kerja sama dalam mencapai tujuan organisasi.
- Memiliki hubungan yang terikat antara organisasi dan lingkungan
Setelah memahami mengenai Sistem, berikutnya adalah Informasi. Informasi merupakan seperangkat data yang akan diolah dan dibentuk agar dapat memiliki manfaat bagi pemakainya untuk pengambilan keputusan masa sekarang atau masa depan. Lebih umumnya, informasi merupakan hasil dari pengolahan data yang berguna dan bermakna bagi penerima maupun pemakainya. Maka, dapat disimpulkan bahwa sumber dari informasi, yaitu data. Data yang dimaksud adalah data yang membuat fakta dalam menggambarkan peristiwa dan kebenaran. Adapun fungsi dari informasi sebagai berikut:
- Meningkatkan pengetahuan dan wawasan bagi pengguna atau pemakai
- Sebagai alat bantu untuk pengambilan keputusan dan meminimalisir kesalahan atau ketidakpastian terhadap data
- Menjelaskan keadaan yang sebenarnya
Jika ditemukan kesalahan dalam pengukuran, pengumpulan, pencatatan, dan lainnya terhadap sebuah informasi, maka akan dipastikan bahwa informasi tersebut tidak berkualitas. Oleh sebab  itu, informasi harus memiliki kualitas yang tinggi, yaitu akurat, tepat waktu, dan relevan. Berikut penjelasannya:
- Akurat, artinya informasi yang disajikan bebas dari kesalahan atau tidak menyesatkan
- Tepat waktu, artinya informasi harus sampai pada penerima dengan tepat waktu. Sebab, informasi yang lama adalah informasi yang tidak berguna.
- Relevan, artinya bermanfaat bagi pemakai.
Lalu, dari mana kah informasi dapat dinilai? Informasi memiliki dua nilai, yaitu manfaat dan biaya dalam mendapatkan informasi tersebut. Informasi dikatakan berharga apabila manfaat informasi lebih tinggi atau efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.
Selanjutnya, kita akan memahami lebih dalam mengenai Sistem Informasi.
Dalam organisasi, sistem informasi diartikan sebagai sistem yang menyajikan informasi untuk semua tingkatan organisasi dalam memenuhi kebutuhan mereka. Pada umumnya, sistem menggunakan sistem informasi atau seperangkat peralatan lainnya dalam menyimpan, memodifikasi, memproses, dan mengkomunikasikan seluruh informasi yang diterima. Oleh karenanya, sistem informasi menjalankan fungsi organisasi dengan menyesuaikan tingkat kebutuhan manajemen terhadap organisasi. Fungsi dari sistem organisasi tentunya mengubah data untuk menghasilkan informasi yang berkulitas dan digunakan untuk setiap level manajemen. Selain itu, sistem informasi juga digunakan untuk pengambilan keputusan.
Sistem infomasi juga dapat didefinisikan sebagai sistem internal organisasi yang bekerja dengan mengumpulkan data-data kebutuhan organisasi untuk mendukung fungsi manajemen, serta menyajikan informasi yang dibutuhkan bagi pihak eksternal untuk pengambilan keputusan. Oleh karenanya, sistem informasi dipercayai sebagai sistem yang menyajikan informasi untuk digunakan semua tingkatan organisasi yang membutuhkan. Sistem informasi merupakan sistem yang terdapat dalam organisasi, dimana sistem tersebut menggabungkan antara fasilitas, media, teknologi, dan lainnya. Oleh karenanya, sistem dirancang agar mendapatkan hasil komunikasi yang penting.
Pada dasarnya, sistem informasi terbagi menjadi kedalam tiga kegiatan, yaitu:
- Kegiatan masukan (input)
Kegiatan ini merupakan kegiatan untuk memasukan rangakaian materi atau data yang diperlukan.
- Pengolahan
