Pengembangan Sistem Informasi Pendidikan yang Efektif Melalui Kolaborasi Mahasiswa dan Dosen
Pengembangan sistem informasi di lembaga pendidikan tinggi merupakan salah satu kebutuhan yang mendesak di era digital saat ini. Mukhneri Mukhtar, Sudarmi Sudarmi, Mochamad Wahyudi, dan Burmansah Burmansah (2020) dalam artikel berjudul The Information System Development Based on Knowledge Management in Higher Education Institution menekankan pentingnya manajemen pengetahuan dalam pengembangan sistem informasi. Pendidikan tinggi, dengan keragaman aktor dan kegiatan yang terlibat, membutuhkan sistem yang mampu menangani volume data yang besar dan kompleks. Sistem informasi manajemen yang efisien dapat membantu memenuhi kebutuhan mahasiswa, dosen, dan staf administrasi dengan lebih baik, sekaligus memperkuat daya saing lembaga pendidikan.
Sebagai contoh, menurut penelitian yang dipublikasikan oleh para penulis, pengembangan sistem informasi ini sangat erat kaitannya dengan manajemen pengetahuan, yang merupakan proses untuk mengumpulkan, menyimpan, dan menyebarkan pengetahuan secara efektif di dalam organisasi. Sistem informasi berbasis pengetahuan memungkinkan lembaga pendidikan untuk memanfaatkan pengalaman, ide, dan inisiatif yang dikumpulkan dari berbagai pemangku kepentingan. Hal ini penting, mengingat tantangan utama yang dihadapi oleh lembaga pendidikan tinggi saat ini adalah kebutuhan akan layanan yang cepat, akurat, dan efektif.
Dalam artikel tersebut, penulis menjelaskan bagaimana pendekatan berbasis manajemen pengetahuan diterapkan di Program Studi Doktoral Manajemen Pendidikan di Universitas Negeri Jakarta. Pengembangan sistem informasi ini dimulai dari identifikasi kebutuhan hingga pertukaran ide antar mahasiswa, dosen, dan alumni. Hasilnya adalah sistem yang dibangun secara kolaboratif, meskipun dengan keterbatasan anggaran, menunjukkan bahwa inovasi berbasis kolaborasi dapat menjadi solusi praktis dalam pengembangan teknologi pendidikan.
Pengembangan sistem informasi berbasis manajemen pengetahuan di lembaga pendidikan tinggi, seperti yang dijelaskan oleh Mukhneri Mukhtar dan rekan-rekannya (2020), menghadirkan pendekatan inovatif yang berfokus pada kolaborasi antar pemangku kepentingan. Dalam pengembangan ini, partisipasi aktif mahasiswa, dosen, dan alumni menjadi elemen kunci yang memungkinkan sistem dapat dibangun dengan memperhitungkan kebutuhan nyata dari seluruh pengguna. Mereka menggunakan pendekatan berbasis pengetahuan, yang memungkinkan pertukaran ide dan pengalaman di antara semua pihak yang terlibat, untuk memastikan bahwa sistem yang dihasilkan benar-benar sesuai dengan kebutuhan akademik dan administrasi.
Salah satu aspek yang menarik dari penelitian ini adalah penggunaan pendekatan tacit dan explicit knowledge, yaitu bagaimana pengetahuan yang tersirat (tacit) dari pengalaman individu diubah menjadi pengetahuan eksplisit yang dapat dibagikan dan didokumentasikan. Hal ini diwujudkan melalui proses kolaborasi yang melibatkan diskusi intensif antara mahasiswa dan dosen, sehingga memungkinkan pertukaran gagasan untuk menyusun sistem yang sesuai dengan konteks dan kondisi spesifik lembaga. Selain itu, mereka juga melakukan pemetaan kebutuhan (needs analysis), yang memungkinkan setiap individu menyampaikan kebutuhannya berdasarkan pengalaman kerja dan organisasi tempat mereka bekerja, sehingga desain sistem yang dihasilkan lebih relevan dan terfokus.
Sistem informasi yang dikembangkan mencakup berbagai fitur yang mendukung kebutuhan akademik, seperti verifikasi judul disertasi, pendaftaran seminar proposal, pendaftaran ujian tertutup dan terbuka, serta konsultasi akademik. Sistem ini dibangun dengan melibatkan mahasiswa dari berbagai kelas, baik reguler maupun non-reguler, yang memiliki keahlian dalam bidang teknologi informasi. Hasil dari kolaborasi ini adalah sistem yang sederhana namun efektif, yang secara bertahap dapat dikembangkan lebih lanjut sesuai dengan kebutuhan lembaga.
Meski menghadapi keterbatasan anggaran, program studi tetap berkomitmen untuk membangun sistem ini dengan memanfaatkan sumber daya yang ada. Salah satu langkah yang diambil adalah melibatkan mahasiswa yang memiliki kemampuan di bidang teknologi informasi untuk berkontribusi dalam pengembangan sistem. Pendekatan ini tidak hanya menghemat biaya, tetapi juga mendorong kolaborasi dan keterlibatan aktif seluruh pihak dalam proses pengembangan teknologi.
Dalam hal ini, penelitian Mukhtar dan rekan-rekannya menunjukkan bahwa pengembangan sistem informasi tidak selalu harus bergantung pada anggaran besar. Sebaliknya, inovasi dan kolaborasi berbasis pengetahuan dapat menjadi strategi yang efektif untuk mengatasi berbagai tantangan yang dihadapi lembaga pendidikan tinggi, terutama dalam hal keterbatasan sumber daya. Dengan memberdayakan mahasiswa, dosen, dan alumni untuk berkontribusi, lembaga pendidikan dapat menciptakan sistem yang tidak hanya sesuai dengan kebutuhan, tetapi juga dapat dikembangkan secara berkelanjutan.
Pengembangan sistem informasi berbasis manajemen pengetahuan di dunia pendidikan, seperti yang diusulkan oleh Mukhneri Mukhtar dan rekan-rekannya (2020), menunjukkan bahwa kolaborasi dan inovasi berbasis pengetahuan dapat mengatasi berbagai keterbatasan, termasuk anggaran yang terbatas. Dengan melibatkan mahasiswa, dosen, dan alumni dalam proses desain dan implementasi, sistem informasi yang relevan dan sesuai dengan kebutuhan akademik dapat dibangun secara efektif. Hasilnya adalah sistem yang mampu meningkatkan efisiensi manajemen informasi di lembaga pendidikan tinggi, sekaligus memperkuat kolaborasi antar pemangku kepentingan.
Ke depan, pendekatan ini dapat menjadi model bagi institusi lain yang ingin mengembangkan sistem informasi yang adaptif dan berkelanjutan. Dengan memanfaatkan manajemen pengetahuan dan kolaborasi yang intens, lembaga pendidikan dapat lebih siap menghadapi tantangan masa depan, termasuk perubahan teknologi dan kebutuhan pengguna yang terus berkembang.
