Penerapan Prinsip-Prinsip Manajemen Terbaik dalam Operasional Perpustakaan

Penerapan Prinsip-Prinsip Manajemen Terbaik dalam Operasional Perpustakaan

Dalam era yang terus berkembang ini, penerapan prinsip manajemen terbaik dalam operasional perpustakaan menjadi kunci utama dalam memastikan kesuksesan dan relevansi perpustakaan sebagai pusat pengetahuan dan sumber daya bagi masyarakat.

Perpustakaan hingga saat ini telah menjadi simbol pengetahuan dan pusat kegiatan intelektual. Sebagai lembaga yang bertujuan menyediakan akses yang luas kepada masyarakat terhadap informasi dan pengetahuan, perpustakaan modern harus menghadapi berbagai tantangan dalam mengelola koleksi, memenuhi harapan pengunjung, dan mengadaptasi teknologi yang terus berkembang.

Dalam menghadapi kompleksitas ini penerapan prinsip-prinsip manajemen terbaik menjadi kunci penting untuk memastikan efisiensi, keunggulan, dan pemenuhan kebutuhan pengguna. Prinsip-prinsip tersebut melibatkan perencanaan strategis, pengorganisasian yang efektif, pelaksanaan tindakan yang tepat serta pengawasan yang cermat dalam mengelola berbagai aspek operasional perpustakaan.

Perlu diketahui bahwa manajemen operasional adalah kegiatan yang menghasilkan nilai dalam bentuk barang dan jasa dengan mengubah input menjadi output (Lavari, 2016). Menurut Subagyo (Dalam Rusdiana, 2019:17) manajemen operasional adalah sebuah penerapan ilmu manajemen untuk mengatur kegiatan produksi agar dilakukan secara efektif dan efisien. Manajemen operasi menurut Daft (Dalam Rusdiana, 2019:19) adalah bidang yang memfokuskan pada produksi barang, serta penggunaan alat-alat dan teknik-teknik khusus untuk memecahkan masalah-masalah produksi. Menurut Fugarty (Dalam Rusdiana, 2019:19) manajemen operasi adalah sebuah proses yang berhubungan satu sama lain dan efektif dalam penggunaan fungsi manajemen untuk mengintegrasikan sumber daya secara efisien guna mencapai tujuan.

Prinsip-prinsip manajemen yang bisa diterapkan dalam mengoperasionalkan perpustakaan tentunya ada perencanaan strategis. Di dalam perencanaan strategis ini terdapat situasi perencanaan faktor internal dan eksternal. Faktor internal yang dimaksud seperti tersedianya sumber pengetahuan dan informasi ilmiah (repositori institusi, sumber daya informasi digital maupun tercetak) yang komprehensif, mutakhir dan mudah diakses. Faktor eksternal meliputi terbukanya kesempatan untuk kerja sama perpustakaan melalui asosiasi maupun antar institusi di tingkat nasional, regional maupun internasional serta teknologi informasi dan komunikasi yang terus berkembang menawarkan berbagai kemudahan bagi perpustakaan untuk meningkatkan layanan bagi pemustaka. Dengan memperhatikan kondisi internal dan eksternal seperti tersebut, maka dibuat strategi umum untuk mencapai visi dan tujuan perpustakaan yaitu melaksanakan tata kelola perpustakaan perguruan tinggi yang efisien, akuntabel, transparan, dan berintegritas; mengupayakan ketersediaan anggaran yang memadai untuk mendukung operasional kegiatan maupun program-program pengembangan perpustakaan; meningkatkan kerja sama perpustakaan dan profesi pustakawan serta kemitraan dengan pemustaka untuk pengembangan layanan yang sesuai dengan kebutuhan dan harapan pemustaka; melakukan kajian berkala dalam berbagai aspek yang dapat memberikan masukan bagi peningkatan kinerja perpustakaan.

Prinsip selanjutnya yaitu pengorganisasian yang efektif, pengorganiasian merupakan proses menyeluruh dalam mengelompokkan, mengkategorikan orang-orang, alat-alat, sarana prasarana, wewenang dan tanggung jawab sehingga tercipta satu kesatuan yang dapat dengan mudah digerakkan menuju penjapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya (Lasa 2017. P.31). Menurut Sutarno (2004, p.113), ada tiga tahapan dalam pengorganisasian, yakni penentuan struktur kerja. sama, pemilihan dan penetapan staf perpustakaan yang benar sesuai dasar prinsip (the right man in the right place), dan fungsionalisasi (pembagian tugas untuk masing-masing orang dan unit satuan kerja). Pengorganisasian perpustakaan yang efektif sangat diperlukan agar bisa menentukan pengorganisasian yang tepat, dan seluruh kegiatan yang ada di perpustakaan berjalan sesuai dengan tujuan awal perpustakaan. Pembagian staf dalam perpustakaan antara lain adalah kepala perpustakaan membagi tugas kepada para stafnya sesuai dengan keahlian dari masing-masing lalu membentuk struktur organisasi yang terdiri dari penanggung jawab, pustakawan, sekretaris, bagian layanan teknis, bagian layanan umum, bagian digital library, dan bagian IT. 

Lalu yang berikutnya ada pelaksanaan tindakan yang tepat serta pengawasan yang cermat dalam mengelola berbagai aspek operasional perpustakaan, maksudnya adalah pengawasan merupakan suatu usaha yang sistematis untuk mengamati dan memantau berbagai fungsi, aktivitas dan kegiatan yang terjadi dalam organisasi sesuai dengan rencana yang ditetapkan. 

Perpustakaan dalam usahanya mencapai tujuan secara efektif dan efisien untuk meningkatkan pelayanan kepada pengguna, pimpinan menerapkan suatu pengawasan terhadap disiplin pegawai. Jika pengawasan tidak dilaksanakan dengan baik dan benar dapat mengakibatkan fungsi pelayanan informasi di perpustakaan tidak dapat berjalan seperti yang direncanakan.

Selain itu, pengawasan juga merupakan fungsi manajemen yang paling akhir dalam urutan fungsi manajemen. Akan tetapi pengawasan tidak kalah pentingnya dengan fungsi manajemen yang lain. Fungsi ini erat kaitannya dengan perencanaan. Suatu pengawasan yang baik tidak akan terlaksana tanpa adanya rencana dan petunjuk pelaksanaan yang telah ditetapkan.

"Pengawasan merupakan usaha sistematis perusahaan untuk mencapai tujuan dengan cara membandingkan prestasi kerja dengan rencana kegiatan harus terus-menerus diawasi jika manajemen ingin tetap berada dalam batas ketentuan yang telah digariskan. Hasil nyata setiap kegiatan dibandingkan dengan rencana dan bila terdapat perbedaan besar, dapat diambil tindakan perbaikan".