Mahasiswa KKN Tim II UNDIP Berikan Pelayanan Terpadu Lewat Website "Silaker" Kelurahan

Semarang (20/7) - Kelurahan menjadi wadah bagi masyarakat karena merupakan unit pemerintahan terkecil setingkat dengan desa yang tugas pokok dan fungsinya menyelenggarakan sebagian tugas pemerintahan, pembangunan dan pelayanan. Kelurahan Plombokan, Semarang Utara menjadi salah satu tempat bagi Mahasiswa KKN TIM II Universitas Diponegoro tetapi pada Bidang Pelayanan Kelurahan terdapat banyak arsip atau data yang harus dikelola dan diinput ke dalam sistem tetapi karena kurangnya Sumber Daya Manusia menjadikan pengelolaannya sedikit terhambat. 

Pelayanan Terpadu ini menjadi solusi karena sesuai dengan SDG's poin 16 yaitu "peace, justice, and strong institution" yang berarti menguatkan masyarakat yang inklusif dan damai untuk pembangunan berkelanjutan, menyediakan akses keadilan untuk semua, dan membangun kelembagaan yang efektif, akuntabel, dan inklusif di semua tingkatan.

SILAKER adalah Sistem Informasi Layanan Administrasi Kelurahan Terpadu. Dimana sistem ini digunakan untuk menginput data administrasi kelurahan (arsip aktif) yang memudahkan perangkat desa untuk menyimpan data dan informasi terkait pelayanan. 

SILAKER hanya bisa diakses oleh pihak-pihak yang bersangkutan seperti Staff yang ada di Kelurahan, jadi orang lain tidak mudah untuk masuk karena aksesnya terbatas untuk orang-orang tertentu. Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Pengertian Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 

Arsip aktif memiliki fungsi mendukung pelaksanaan tugas atau aktivitas organisasi sehari-hari, juga memuat informasi yang senantiasa dibutuhkan dalam gerak laju organisasi setiap harinya oleh karena itu pengelolaan arsip aktif atau filing harus dapat mencapai prinsip accesibility (cepat tersedia bila dibutuhkan), memudahkan pelaksanaan penyusutan dan dapat mendasari tercapainya tujuan kearsipan. 

Program ini dilakukan dengan menginput beberapa data contohnya data kependudukan, surat masuk, surat keluar, data bantuan sosial dan lain-lain yang masih sering digunakan. 

Data tersebut ditulis di Buku Besar untuk dilakukan penginputan. Tetapi penulisan yang ada di Buku Besar yang ditulis warga terkadang tidak bisa terbaca dengan jelas yang membuat staff kelurahan menjadi kebingungan atau mungkin bisa salah dalam penginputan data.

 Oleh karena itu pembuatan Microsoft Excel ini sebagai pengganti buku besar yang harus ditulis dengan tangan supaya menghindari kesalahan. Dengan adanya Program ini diharapkan warga dan staff kelurahan menjadi terbantu serta kegiatan administrasi dalam penyimpanan data dan informasinya menjadi lebih efektif dan efisien.