Setiap tahun, institusi pendidikan selalu mencetak generasi fresh graduate baik lulusan SMA/SMK maupun sarjana. Rata-rata setelah menyelesaikan pendidikan, mereka akan mencari pekerjaan sesuai jurusan atau bidang yang diminati.
Tak jarang, para fresh graduate melamar pekerjaan sebagai staf admin. Selain umum, bagian tersebut juga banyak dibutuhkan oleh perusahaan. Nah, jika ingin melamar menjadi staf admin, ada beberapa hal yang perlu diketahui, nih.
Staf administrasi merupakan bagian penting dalam sebuah divisi perusahaan. Tugasnya mengoordinasi dan melakukan pencatatan terkait tugas-tugas administrasi dalam perusahaan tersebut. Dalam sebuah perusahaan, terdapat beberapa bagian staf administrasi yang berbeda tugas, antara lain sebagai berikut:
Admin Pembelian (Purchasing)
Secara umum, Admin Purchasing diartikan sebagai admin yang mengurus tentang pembelian bahan baku produksi perusahaan. Akan tetapi, banyak yang salah mengartikan, nih. Staf Admin Purchasing tidak terjun langsung untuk membeli bahan baku perusahaan secara langsung ke supplier, tetapi tugas Admin Purchasing hanya mengurus berkas-berkas pembelian yang dibutuhkan, misalnya Purchase Order (PO), nota pembelian, dan lain sebagainya.
Agar lebih memahami jobdesc Admin Purchasing, akan diuraikan tugas-tugasnya di bawah ini:
- Mengarsip Purchase Order (PO) yang didapat dari Direktur.
Dalam hal ini, biasanya Direktur yang akan terjun langsung untuk meninjau dan melakukan pemesanan bahan baku kepada supplier. Seperti yang dijelaskan di atas, tugas Admin Purchasing hanya mencatat dan mengarsip PO tersebut.
- Input File PO dan Nota Pembelian
Ketika barang datang, biasanya bagian gudang akan menerima dan mengecek barang tersebut. Setelah sesuai dengan nota yang diterima, bagian gudang akan membuat form Bukti Penerimaan Barang (BPB), kemudian menyerahkannya kepada Admin Purchasing.
Nah, tugas Admin Purchasing hanya menginput file PO dan nota pembelian di program perusahaan yang disediakan.
- Baca juga: Staff Admin Wajib Punya Skill Ini!
Follow Up Supplier terkait Pengiriman Barang
Admin Purchasing bertugas untuk mem-follow up supplier terkait progress pengiriman barang. Namun, tidak semua perusahaan menyerahkan hal itu kepada Admin Purchasing. Ada pula perusahaan yang hanya meminta staf adminnya untuk mengingatkan ke Direktur. Jadi, Direktur tersebut yang akan berhubungan langsung dengan pihak supplier.
Berhubungan langsung dengan supplier terkait konfirmasi nota yang sudah jatuh tempo.
Admin Penjualan
Admin Penjualan juga memiliki tugas yang hampir sama dengan Admin Purchasing. Di dalam sebuah perusahaan, Admin Penjualan bertanggung jawab atas kelancaran alur transaksi penjualan dari awal hingga akhir.
Berikut penjelasan jobdesc Admin Penjualan di perusahaan:
Input Sales Order
Setelah mendapat rincian orderan masuk dari tim marketing, Admin Penjualan membuat sales order terlebih dahulu. Setelah itu, sales order diserahkan kepada tim gudang agar disiapkan barang yang dipesan oleh pembeli.
-
Membuat Invoice
Admin Penjualan harus membuat invoice penjualan setelah menerima salinan sales order yang sudah disiapkan dan dicek oleh tim gudang.
Bertugas meng-handle pertanyaan serta komplain dari pembeli terkait kesalahan harga atau orderan yang dikirim.
Admin Piutang
Posisi Admin Piutang pun tak kalah penting dalam sebuah perusahaan. Admin Piutang bertugas untuk menagih invoice penjualan yang sudah jatuh tempo. Setelah ada pembayaran dari pihak pembeli, Admin Piutang wajib melunasi invoice penjualan tersebut di program komputer.
Â
Admin Hutang (Pembayaran)
Hampir sama dengan Admin Piutang, Admin Hutang pun bertugas untuk mengajukan pembayaran tagihan yang sudah jatuh tempo ke direktur perusahaan tersebut. Tak hanya itu, Admin Hutang juga harus melunasi nota tagihan supplier di program komputer.
Admin Gudang
Meskipun sering disepelekan, tapi tak banyak yang tahu bahwa Admin Gudang memiliki tanggung jawab cukup berat. Adapun beberapa jobdesc Admin Gudang akan diuraikan di bawah ini:
-
Membuat Bukti Penerimaan Barang
Ketika ada barang datang, tim gudang pasti langsung mengecek kesesuaian antara barang datang dan nota. Jika sudah sesuai, Kepala Gudang akan memberikan rincian sekaligus nota tersebut kepada Admin Gudang.
Setelah menerima rincian barang datang beserta notanya, Admin Gudang wajib mengisi form Bukti Penerimaan Barang dan selanjutnya akan diserahkan kepada Admin Purchasing untuk diinput.
-
Update Kartu Stok
Admin Gudang juga memiliki tanggung jawab untuk mengecek kesesuaian stok fisik dengan stok di program komputer. Maka dari itu, Admin Gudang wajib meng-update kartu stok secara rutin.
Stok Opname
Jika ada selisih antara stok fisik dengan jumlah stok di komputer, Admin Gudang wajib menginformasikan hal tersebut kepada kepala gudang. Selanjutnya, kepala gudang akan menginformasikan hal itu ke direktur. Setelah itu, direktur biasanya menginformasikan kepada admin purchasing dan penjualan untuk menghentikan transaksi keluar masuk barang selama proses stok opname berlangsung.
Nah, itulah beberapa jenis staf admin yang biasanya dibutuhkan oleh perusahaan.
