Kelompok proyek akan mengatasi beragam tugas yang terkait dengan pelaksanaan, termasuk merencanakan proyek dan waktu target, memeriksa penggunaan sumber daya yang memadai, mengambil keputusan terkait produk dan desain, serta mengelola tugas-tugas harian dalam proyek.
Tim proyek ERP biasanya terdiri dari sponsor pelaksana, manajer proyek, dan perwakilan dari setiap divisi yang akan menggunakan sistem tersebut. Melibatkan manajemen senior sangat penting untuk memastikan proyek mendapatkan sumber daya yang dibutuhkan dan memberikan dukungan yang diperlukan untuk mengimplementasikan inovasi di seluruh organisasi. Tim juga dapat menyewa konsultan eksternal atau mitra implementasi ERP untuk memberikan keahlian dalam merancang dan mengkonfigurasi sistem. Divisi ini juga harus menyertakan spesialis internal yang terlibat dalam implementasi sistem, seperti perwakilan dari IT dan penulis laporan yang akan mengembangkan laporan yang disesuaikan untuk pengguna di seluruh organisasi.
Salah satu tujuan awal tim adalah untuk mengembangkan pemahaman yang rinci mengenai isu-isu terkini, termasuk ketidakefisienan proses dan kebutuhan sistem ERP. Jika organisasi sebelumnya telah mengembangkan kasus bisnis ERP, mungkin organisasi tersebut telah mendefinisikan masalah bisnis yang luas dan tujuan untuk implementasi, yang mungkin termasuk penutupan keuangan yang lebih cepat, meningkatkan wawasan tentang operasi atau mempersiapkan IPO. Hal ini dapat digunakan untuk mengarahkan analisis yang lebih rinci, termasuk dokumentasi alur kerja yang ada, dan untuk memfokuskan pengembangan sistem.
Tim dapat memilih dan mendapatkan sistem ERP selama fase ini, saat organisasi mengembangkan gagasan yang jelas tentang kebutuhannya. Salah satu keputusan utama adalah apakah akan menggunakan sistem ERP yang berjalan di tempat atau di cloud. Untuk sistem lokal, Anda membeli dan menginstal perangkat keras dan perangkat lunak di pusat data organisasi Anda. Sebaliknya, ERP berbasis cloud umumnya disediakan sebagai layanan berlangganan yang diakses melalui internet, sehingga dapat lebih cepat diimplementasikan dan membutuhkan lebih sedikit keahlian TI internal. Bisa juga dengan mendaftarkan diri ke website sistem yang aman dan legal sehingga menjamin keamanan data pengguna, produk, dan staff yang ada.
2. Desain
Fase desain bekerja dari persyaratan terperinci dan pemahaman tentang alur kerja saat ini untuk mengembangkan desain terperinci untuk sistem ERP yang baru. Termasuk di dalamnya adalah merancang alur kerja baru yang lebih efisien dan proses bisnis lainnya yang memanfaatkan sistem. Sangat penting untuk melibatkan pengguna dalam fase desain, karena mereka memiliki pemahaman yang paling mendalam tentang proses bisnis saat ini. Melibatkan mereka dalam desain juga membantu memastikan bahwa mereka akan menyambut baik sistem baru dan memanfaatkannya secara maksimal.
Analisis kesenjangan dapat digunakan untuk mengidentifikasi kerumitan proses dan kebiasaan unik yang mungkin memerlukan penyesuaian perangkat lunak ERP atau perubahan pada alur kerja atau proses agar lebih sesuai dengan sistem ERP itu sendiri. Tim dapat mempresentasikan kesenjangan tersebut kepada mitra implementasi atau pemasok dan meminta mereka untuk mengidentifikasi solusi potensial.
3. Pengembangan
Berbekal persyaratan desain yang jelas, fase pengembangan dapat dimulai. Ini melibatkan konfigurasi dan, jika perlu, menyesuaikan perangkat lunak untuk mendukung proses yang dirancang ulang. Ini juga dapat mencakup pengembangan aplikasi yang terintegrasi dengan aplikasi bisnis lain yang sudah ada di perusahaan dan tidak akan tergantikan oleh sistem ERP. Jika Anda menggunakan sistem ERP lokal, misalnya Erporio, maka perusahaan perlu menginstal perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan.
Sejalan dengan pengembangan perangkat lunak, tim harus mengembangkan bahan pelatihan untuk membantu pengguna menyesuaikan diri dengan sistem yang baru. Tim juga perlu mulai merencanakan migrasi data, yang dapat menjadi rumit karena sering kali melibatkan ekstraksi, transformasi, dan pemuatan data dari berbagai sistem, yang masing-masing mungkin menggunakan format yang berbeda dan mungkin menyimpan informasi yang duplikat atau tidak konsisten. Tim proyek harus menentukan data mana yang akan dimigrasikan pada fase ini, menghindari migrasi semua data historis secara menyeluruh, yang kemungkinan besar banyak yang tidak relevan.
4. Tahap Deployment (Penerapan)
