Sudahkah Anda Berkenalan dengan Email O365?

Dalam waktu tiga hari saya bereksplorasi dan menjelajah dunia Office 365, kini saatnya saya harus mengakui kalau saya membutuhkannya. Secara sepintas layanan email O365 sama dengan email-email biasa lainnya. Namun ketika saya lebih mendekat dan mencoba menjelajah, mengeksplorasi dan mencobanya dalam kegiatan Pelatihan Guru Online, ada sesuatu yang menarik dan mengasyikkan. Mari kita perhatikan lebih dekat fitur-fitur yang ditawarkan dalam Email O365 ini. Tampilan awal Office 365 : [caption id="" align="aligncenter" width="511" caption="Tampilan awal Office 365 dok.pri"][/caption]

Berikutnya kita masuk ke fitur Outlook: Dengan fitur-fitur yang memudahkan kolaborasi maka harapan saya, seandainya jaringan internet di sekolah lancar, siswa punya fasilitas maka saya bisa selalu bersama-sama murid saya, berdiskusi dan memberi tugas tanpa berbatas ruang dan waktu. Dengan memiliki akun O365 maka kita secara otomatis mendapatkan akun email sesuai dengan username dan password yang sama. 1. Masuk ke E-mail

Setelah  masuk ke email berbasis O365 selanjutnya masuk outlook.

14237719721535371495

Pada halaman E-mail terdapat 3 bagian kolom terpisah. Kolom kiri kumpulan folder untuk pengelolaan email,kolom tengah merupakan daftar email dari masing-masing folder,sedang kolom kanan merupakan isi dari email.

1423772011825351056

Fitur - fitur yang tersedia :

a. Menulis E-mail b. Memahami Inbox ( berisi email masuk ) c. Folder pada Exchange Online d. Menghapus E-mail dan Notes e. Memindahkan E-mail ke folder yang ditentukan f. Kelola Folder E-mail g. Tandai E-mail yang sudah dibaca. Email yang akan ditandai dipilih dulu kemudian klik icon bendera disampingnya. Email yang diberi tanda akan masuk di folder task. Selain menandai email,kita juga bisa mengelompokkan berdasarkan kategori tertentu. Hal ini dapat dilakukan dengan memberikan pengkategorian pada email tertentu. 2. Fasilitas Pencarian Email yang kita cari di OWA ( Outlook Web Apps ) dapat dilakukan menggunakan kolom Search yang ada. Ketikkan alamat email atau nama pengirim atau judul email untuk menemukannya . Kita juga bisa mencari email yang tersimpan pada folder tertentu. 3. Automatic Repplies Perangkat pengaturan yang memungkinkan OWA membalas email masuk secara otomatis. Biasa digunakan jika pengguna tidak dapat mengakses email dalam waktu tertentu. Untuk mengatur Automatic Repplies, pilih menu Option yang berada dibawah kanan,pilih Set Automatic Repplies. Atur jangka waktu yang akan digunakan dan isikan email balasan yang akan dikirimkan otomatis oleh system. 4. Inbox Rules Digunakan untuk mangatur aksi yang dilakukan secara otomatis saat ada email masuk. Misal membuat pengaturan untuk memindahkan email yang masuk ke suatu folder tertentu secara otomatis. Langkah yang dilakukan adalah :

Klik menu Setting pada OWA, pilih Option, pilih Organize email untuk mengelola inbox rules.

1423773600297201891

5. Create a new rule for arriving messages….

Pilihan digunakan untuk membuat aturan baru pada inbox, di dalamnya mencakup antara lain :

• It was received from - Untuk menyeleksi email yang telah dikirim dari suatu alamat tertentu.
• It was send to – Untuk menyeleksi email masuk dari alamat tertentu
• It includes these words in the subject …. – Menyeleksi email dengan subyek terdapat kata-kata tertentu
• It includes these words in the subject or body – Menyeleksi email dengan subyek dan pesan mengandung kata-kata tertentu
• It includes these words in the senders address… - Menyeleksi email dengan alamat email ada kata-kata tertentu
• My name is in the To or Cc box – Menyeleksi nama anda ada di kotak To atau Cc.
• Apply to all messages – Menyeleksi semua email masuk tanpa kecuali

Setelah memilih kategori email masuk yang diseleksi, kita bisa melakukan beberapa aksi sebagai berikut :

• Move the message to folder - Memindah email ke folder tertentu
• Mark the message with category – Menandai email tertentu dengan warna
• Redirec the message to …. – Meneruskan email masuk ke alamat email lain
• Delete the message – Menghapus email masuk
• Send a text message to – Mengirim pesan teks ke alamat email tertentu

14237737241055371762

Murid-murid setiap saat memerlukan bantuan materi dalam bentuk video, tutorial, power point, saya sebagai guru bisa segera melayani tanpa menunda-nunda lagi. Complain dan kesulitan para siswa bisa segera diselesaikan. Harapan saya ke depan semoga kami,guru dan siswa segera bisa menikmati kecanggihan IT seperti ini untuk meningkatkan kualitas pembelajaran. Terima kasih saya sampaikan kepada fasilitator yang telah memfasilitasi pelatihan ini dengan sabar dan baik sehingga karenanya saya bisa mengenal dan menjelajah Email O365.