Analisis Jabatan untuk Menentukan Jabatan

Pasti sudah banyak didengar bahwa banyak orang yang sudah memiliki pekerjaan selalu mengeluh terhadap pekerjaannya. Mulai dari tidak nyaman dengan lingkungan kerja, gaji, atau bahkan tanggung jawab yang diberikan tidak mampu untuk dikerjakan. Karena permasalahan diatas maka sebelum merekrut pegawai atau anggota wajib hukumnya untuk mengetahui tanggung jawab yang diberikan pada setiap jabatan. Salah satu caranya adalah anilisi jabatan.

            Analisis jabatan adalah pengumpulan infromasi untuk mengetahui apa saja yang dibutuhkan pada suatu jabatan dalam pekerjaan. Seperti apa saja tugas yang harus dilaksanakan dan syarat untuk memasuki jabatan tersebut. Dengan melakukan analisis jabatan maka diri seseorang akan mengetahui jabatan atau pekerjaan mana yang harus ia masuki. Bagi perusahaan juga tanpa analisis jabatan perencanaan SDM juga akan gagal total. Karena SDM yang direkrut kurang mendapat informasi tentang calon anggota seperti skill apa yang dikuasainya dan lain-lain.

            Analaisis jabatan ini merupakan dokumen penting untuk divisi human resource yang didalam nya ada perekrutan, kompensasi, pelatihan, penilaian, dan evaluasi. Dan bisa dijelaskan bahwa tujuan dari analisis jabatan, antara lain:

1.Rekrutmen dan seleksi

           Putuskan orang seperti apa yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Analisis pekerjaan dapat mengungkapkan pendidikan, pengalaman, dan berbagai keterampilan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan. Tujuannya adalah untuk menempatkan orang yang tepat di tempat yang tepat.

2. Analisis kinerja karyawan

           Analisis pekerjaan dilakukan untuk memastikan bahwa tujuan dan sasaran  pekerjaan tertentu telah tercapai. Ini membantu untuk menentukan standar kinerja, kriteria evaluasi dan hasil individu.

3. Pelatihan anggota

           Analisis ini juga dapat digunakan untuk menilai ketika sebuah perusahaan melakukan proses pembelajaran dan pengembangan yang dibutuhkan oleh karyawannya. Dimungkinkan juga untuk menentukan bahan dan peralatan yang perlu disiapkan selama proses pelatihan melalui analisis tugas.

4. Menetukan kompensasi

           Tentu saja, analisis ini memainkan peran penting dalam menentukan paket gaji mana yang harus ditawarkan perusahaan kepada karyawannya. Selain gaji pokok, ada tunjangan kesejahteraan dan tunjangan lainnya. Seperti yang sudah kita ketahui, gaji seorang pegawai ditentukan oleh jabatan atau jabatannya. Proses tinjauan pekerjaan membantu HRD menentukan nilai karyawan untuk pekerjaan yang mereka lakukan.

5. Menstruktur pekerjaan

           Tujuan utama dari analisis pekerjaan adalah untuk mencapai hasil terbaik dengan usaha manusia yang minimal. Analisis akan membantu perusahaan mengurangi atau menambah akuntabilitas apakah akan mendesain ulang, mengevaluasi, atau mengerjakannya. Dengan cara ini, Anda dapat meningkatkan kepuasan karyawan sekaligus memberikan hasil yang baik untuk perusahaan Anda.

            Dalam analisis jabatan kita harus mengetahui ada dua faktor didalam nya yaitu deskripsi jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job specification).

1. Deskripsi jabatan (job description)

Deskripsi jabatan adalah mencatat mengenai tugas dan tanggung jawab sebuah jabatan atau pekerjaan. Dan ditulis sesuai fakta yang ada dan yang terjadi. Deskripsi jabatan ini akan berguna untuk:

• Menghindari perbedaan pemahaman.
• Menghindari pekerjaan ganda atau rangkap.
• Mengetahui batasan tanggung jawab dan wewenang dalam suatu jabatan atau pekerjaan.

2. Spesifikasi jabatan (job specification)

Spesifikasi jabatan adalah mencari informasi tentang persyaratan yang harus dipenuhi untuk mencalonkan diri di suatu jabatan atau pekerjaan. Dalam spesifikasi jabatan ini yang perlu diperhatikan adalah

• Persyaratan mengenai minimal pendidikan, pelatihan, atau lainnya.
• Persyaratan mengenai skill atau keterampilan yang harus dipunya.
• Persyaratan jenis kelamin dan batas umur.
• Persyaratan keadaan fisik dan mental.

            Analisis jabatan juga mampu meningkatkan kinerja sebuah organisasi. Ketika SDM sudah merasakan kecocokan pada suatu jabatan maka ketika bekerja akan dilakukannya sepenuh hati tidak setengah-setengah. Hal ini mampu meningkatkan kinerja organisasi. Adapun waktu penyelenggaraan analisis jabatan yang tepat antara lain:

1. Ketika suatu organisasi dibentuk atau didirikan

Ketika mengawali pembentukan organisasi pasti memerlukan SDM. Untuk tahap awal mungkin hanya memerlukan sedikit SDM. Tetapi untuk langkah awal tetap harus memperhatikan analisis jabatan supaya organisasi yagn dibangun melewati jalur yang benar untuk permulaan. Ketika memilih SDM baru pun juga harus lebih memperjelas tentang analisis jabatan, karena perjalanan organisasi ini akan berada digenggaman tangan SDM baru.

2. Ketika membuka perekrutan jabatan baru dan perubahan pekerjaan

Hal ini pasti terjadi di semua organisasi karena zaman semakin maju dan mau tidak mau organisasi harus menyesuaikan teknologi yang harus digunakan dan pembaruan metode yang digunakan. Supaya pekerjaan terlaksana secara efektif dan efisien. Hal ini sangat penting untuk mencari SDM yang menguasi suatu teknologi atau mempunyai skill yang bisa diterapkan pada teknologi yang terbaru. Ketika organisasi memiliki SDM yang memiliki skill pada teknologi terbaru maka organisasi tersebut akan unggul dalam masalah produksi daripada organisasi pesaing.

            Beberapa hal di atas adalah seberapa penting nya analisis jabatan bagi sebuah organisasi. Anilisis jabatan berurusan langsung dengan masa depan sebuah organisasi. Maka dalam menentukan anilisis jabatan harus sesuai denga napa yang dibutuhkan. Dan harus memperhatikan perkembangan zaman agar organisasi tidak kalah dengan organisasi lain. Dan berlomba untuk mendapatkan SDM terbaik di bidangnya. Dilihat dari tujuannya, analisis jabatan memiliki peranan penting dalam perusahaan. Perusahaan yang tidak melakukan analisis tersebut akan kesulitan dalam mengatur hal yang berkaitan dengan sumber daya manusia. Analisis jabatan akan meminimalisir konflik antar karyawan karena tugas dan tanggung jawab di tiap posisi sudah dideskripsikan dengan jelas. Perlu diingat bahwa pekerjaan dalam perusahaan akan saling berkaitan satu sama lain. Jika ada tim atau karyawan yang belum paham mengenai tugas dan tanggung jawabnya, akan mengganggu flow kerja seluruh perusahaan.