Penerapan Teknik Memahami Pengetahuan dalam Penyelenggaraan POMDA di Yogyakarta

Pengambilan keputusan secara konsensus dalam acara POMDA Taekwondo dilakukan dengan melibatkan ketua pelaksana (ketuplak), pihak penanggung jawab seperti Bapak Prijoto, serta Pengda TI DIY yang memegang peran penting dalam regulasi kejuaraan Taekwondo di Yogyakarta. Prosesnya dimulai dengan diskusi internal oleh panitia inti untuk mencapai kesepakatan awal, yang kemudian diajukan ke pihak penanggung jawab. Mengingat peran Pengda TI DIY sebagai pihak yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kejuaraan, keputusan akhir harus memenuhi persetujuan mereka agar acara berjalan sesuai standar. 

Keputusan yang dicapai biasanya mencakup kebutuhan tambahan seperti jumlah wasit, jadwal pertandingan, serta syarat administrasi yang harus dipatuhi. Prosedur khusus juga diterapkan untuk memastikan bahwa semua keputusan telah sesuai dengan protokol kesehatan yang berlaku demi menjaga keamanan semua pihak yang terlibat.

Teknik ini sangat efektif untuk mencapai solusi terbaik, dimana setiap pihak dapat menyampaikan pandangan mereka dan menyetujui keputusan bersama. Melalui proses ini, panitia berhasil menyelaraskan berbagai kepentingan dan prioritas dengan mempertimbangkan kebutuhan acara, seperti protokol kesehatan selama masa pandemi. Keputusan konsensus ini membantu meminimalkan potensi konflik dan memastikan bahwa setiap keputusan telah melalui pertimbangan matang, sehingga menciptakan landasan yang kuat bagi kelancaran acara.

Pemetaan Konsep: Menyusun Struktur Tugas yang Jelas

Untuk memastikan tugas-tugas panitia lebih terstruktur dan terkoordinasi dengan baik, teknik Concept Mapping atau pemetaan konsep dapat diterapkan. Teknik ini membantu menyusun diagram tugas secara jelas dengan memetakan setiap elemen tugas dalam peta konsep, seperti tim keamanan, tim teknis pertandingan, tim dokumentasi, hingga tim publikasi. Dalam pemetaan konsep ini, hubungan antara tim teknis dan tim keamanan, misalnya, dapat ditampilkan secara jelas sehingga panitia dapat memahami bagaimana kedua tim tersebut harus bekerja sama untuk menjaga kelancaran dan keamanan acara.

Melalui pemetaan ini, setiap anggota panitia akan lebih mudah memahami alur tugas masing-masing serta kontribusinya terhadap keseluruhan acara. Selain itu, peta konsep juga berfungsi sebagai panduan bagi panitia baru yang mungkin belum familiar dengan struktur organisasi acara besar seperti POMDA. Dengan adanya peta konsep, setiap anggota panitia dapat mengetahui tugas yang perlu dikerjakan terlebih dahulu dan tugas yang membutuhkan dukungan dari tim lain.

Pemetaan konsep dalam menyusun struktur tugas untuk POMDA dilakukan setelah tahap brainstorming dengan penunjukan penanggung jawab untuk setiap divisi. Setiap divisi kemudian membuat lembar rincian tugas yang diserahkan kepada koordinator divisi untuk diteruskan kepada staf masing-masing. Dalam proses ini, kolaborasi antar divisi sangat penting. Sebagai contoh, tim perlengkapan yang mengurus perizinan kegiatan POMDA berkolaborasi dengan sekretariat untuk membuat surat yang kemudian diserahkan kepada koordinator perlengkapan untuk ditindaklanjuti. Hal serupa berlaku untuk tim publikasi yang membuat desain banner dan menyerahkannya kepada koordinator perlengkapan untuk dicetak. 

Tantangan utama dalam penerapan pemetaan konsep adalah sering terlewatnya beberapa tugas yang kemudian harus ditambahkan oleh koordinator divisi masing-masing. Meskipun demikian, teknik ini sangat membantu dalam menentukan prioritas tugas. Dengan mencantumkan setiap tanggung jawab secara jelas, panitia dapat memantau dan mengidentifikasi tugas-tugas yang harus diprioritaskan.

Teknik Delphi: Mengumpulkan Pendapat Ahli untuk Panduan Acara

Salah satu cara untuk memastikan pelaksanaan POMDA berjalan sesuai standar adalah dengan menggunakan teknik Delphi. Teknik ini melibatkan survei kepada para ahli yang sudah berpengalaman dalam penyelenggaraan kompetisi Taekwondo tingkat regional atau nasional. Survei dilakukan secara anonim, di mana para ahli diminta memberikan saran dan masukan berdasarkan pengalaman mereka. Misalnya, panitia dapat meminta saran terkait penjadwalan pertandingan yang efisien atau pengelolaan peserta dalam kategori umur yang berbeda.

Hasil survei Delphi dianalisis dan digunakan sebagai panduan bagi panitia dalam membuat keputusan berbasis data. Teknik ini memungkinkan panitia untuk belajar dari pengalaman para ahli dan menghindari potensi kesalahan. Dengan memperoleh masukan yang objektif, panitia dapat mengoptimalkan persiapan dan pelaksanaan acara.