Pekan Olahraga Mahasiswa Daerah (POMDA) untuk cabang Taekwondo di UPN Veteran Yogyakarta yang akan digelar pada tanggal 29 November 2024, merupakan acara besar yang diamanatkan oleh BAPOMNI, dengan UKM Taekwondo UPN Veteran Yogyakarta selaku panitia pelaksana. Acara ini mendapat dukungan dari PEMDA DIY untuk memastikan kelancaran, keamanan, dan profesionalisme dalam pelaksanaannya. Dalam artikel ini, kita akan membahas bagaimana penerapan berbagai teknik manajemen pengetahuan dalam perencanaan dan pelaksanaan POMDA dapat membantu mencapai hasil terbaik sekaligus meningkatkan kualitas penyelenggaraan acara di masa mendatang.
Observasi Langsung: Memahami Proses dan Strategi Pengelolaan
Pada tahap persiapan, teknik observasi langsung atau On-Site Observation sangat penting. Teknik ini dilakukan dengan mengamati secara langsung proses kerja dan pola interaksi para pelatih, panitia, serta atlet selama kegiatan persiapan. Dalam konteks POMDA Taekwondo, panitia dapat mempelajari cara pelatih mengelola atlet sebelum pertandingan, mulai dari pemanasan, briefing, hingga pengaturan posisi atlet selama pertandingan. Melalui observasi ini, panitia dapat memahami kebutuhan yang mendukung proses pelatihan dan persiapan atlet, seperti area latihan, perlengkapan yang diperlukan, serta tata letak arena yang optimal. Observasi ini juga memungkinkan panitia mencatat praktik terbaik yang dapat dijadikan panduan untuk penyelenggaraan acara berikutnya.
Berdasarkan wawancara dengan narasumber, dapat disimpulkan bahwa observasi langsung tidak hanya membantu panitia dalam memahami alur kerja pelatih dan atlet, tetapi juga memberikan wawasan penting tentang persiapan kejuaraan di berbagai daerah. Observasi dilakukan dengan mengikuti jalannya pertandingan dan memperhatikan berbagai aspek, seperti pola interaksi, kebutuhan alat, dan tata kelola arena. Panitia memanfaatkan praktik terbaik dari berbagai kejuaraan sebelumnya serta menyadari perbedaan unik di setiap daerah. Misalnya, di Jakarta sistem penimbangan atlet tidak diterapkan, sedangkan di Yogyakarta aturan tersebut diberlakukan dengan ketat. Selain itu, wasit di Jawa Tengah dikenal lebih profesional, dan di Yogyakarta terdapat regulasi tambahan terkait asuransi BPJS bagi peserta. Wawasan ini memungkinkan panitia menyusun strategi yang lebih komprehensif dan menyesuaikan perencanaan agar lebih optimal dalam mendukung pelaksanaan POMDA.
Brainstorming: Menghasilkan Ide Kreatif untuk Kelancaran Acara
Pada tahap berikutnya, teknik Brainstorming digunakan untuk mengumpulkan ide-ide dari setiap anggota panitia, terutama dalam merancang teknis acara yang efisien dan sesuai dengan kebutuhan peserta. Brainstorming yang melibatkan seluruh tim panitia dapat menghasilkan solusi kreatif untuk mengatasi kendala yang sering dihadapi dalam kompetisi Taekwondo, seperti pembagian waktu yang tepat untuk setiap sesi pertandingan agar peserta tidak terlalu lama menunggu giliran. Panitia juga dapat membahas cara terbaik dalam mengatur arena pertandingan, mengelola area istirahat peserta, serata merancang jalur akses yang aman dan nyaman bagi penonton.Â
Dalam sesi brainstorming ini, setiap ide dicatat dan dievaluasi sehingga seluruh panitia memiliki kesempatan yang sama untuk menyampaikan pandangannya. Sebagai contoh, jika muncul ide untuk menyediakan jalur terpisah antara atlet dan penonton guna menghindari kemacetan, ide tersebut dapat diakomodasi dalam perencanaan tata letak arena. Selain itu, brainstorming juga dapat menghasilkan ide terkait strategi promosi dan publikasi acara, seperti memanfaatkan media sosial kampus atau bekerja sama dengan komunitas olahraga untuk menyebarluaskan informasi tentang POMDA Taekwondo.
Brainstorming menjadi elemen penting dalam merancang kelancaran acara karena memungkinkan panitia menggabungkan hasil observasi dan wawancara dengan ide-ide kreatif dari seluruh anggota. Meskipun sebagian besar anggota belum berpengalaman dalam mengelola kejuaraan Taekwondo, sesi ini memungkinkan mereka mengatasi kendala tersebut melalui studi banding dan wawancara dengan pihak berpengalaman. Solusi yang dihasilkan mencakup penentuan divisi kepanitiaan, analisis konsep acara, penyusunan teknis pertandingan, perhitungan jumlah peserta dan lapangan, serta perencanaan anggaran. Dengan pendekatan ini, acara dapat dirancang secara menyeluruh, memastikan penjadwalan yang efisien serta pengaturan arena yang aman dan nyaman bagi semua pihak.
Pengambilan Keputusan Konsensus: Memperoleh Kesepakatan yang Tepat
Setelah ide-ide terkumpul, teknik Consensus Decision Making digunakan untuk mencapai keputusan bersama antara panitia dan pihak-pihak terkait, seperti BAPOMNI, PEMDA DIY, dan kampus. Pengambilan keputusan bersama ini sangat penting, terutama untuk keputusan strategis yang memiliki dampak luas, misalnya terkait protokol kesehatan selama acara. Mengingat masih berlangsungnya pandemi, panitia dan pihak terkait perlu menyepakati protokol kesehatan yang ketat guna memastikan keamanan peserta, panitia, dan penonton.
Dalam teknik ini, setiap pihak diberi kesempatan untuk menyampaikan pandangan mereka dan menyepakati keputusan yang dianggap paling tepat dan realistis. Kesepakatan ini diarahkan pada solusi terbaik dengan mempertimbangkan berbagai kepentingan dan prioritas. Teknik ini juga membantu mengurangi potensi konflik serta memastikan setiap keputusan telah melalui pertimbangan yang matang.
